چرا سازمان‌ها تصمیم‌های داده‌محور اشتباهی می‌گیرند؟

بیش از یک دهه از به وجود آمدن مفهوم کلان‌ داده (Big data) می‌گذرد. خیلی از سازمان‌ها منابع زیادی را صرف جمع‌آوری، مصورسازی و تحلیل داده کرده‌اند، اما تنها تعداد کمی از آنها واقعاً از این فعالیت‌ها بهره برده‌اند.

امروزه، شرکت‌ها، بیشتر از هر زمانی داده تولید می‌کنند. با اینکه استفاده از داده به شرکت‌ها این فرصت را ایجاد کرده است که در زمینه‌های مختلف، مانند سلیقه و رفتار مشتریان، چرخهٔ عمر محصول (PLC)، زنجیرهٔ تأمین (Supply chains)، بازاریابی و خیلی از موارد دیگر، به بینش‌های مفیدی دست پیدا کنند، اما همچنان بسیاری از سازمان‌ها در تصمیم‌گیری هنوز به حس ششم مدیران خود، اتکا می‌کنند. از این ‌بین، همان تعداد کمی هم که به داده‌ها اتکا می‌کنند، از فرصت‌های ایجاد شده برای رشد بیشتر، استفادهٔ بهینه نمی‌کنند. کمتر پیش می‌آید که تنها یک عامل، باعث عدم موفقیت شرکت‌ها در بهره‌مندی کامل آنها از بسترهای موجود داده‌ای باشد. با این‌ حال، در مطالعهٔ داستان شکست شرکت‌ها در زمینهٔ استفاده از داده، سه بن‌مایهٔ پرتکرار به‌وضوح به چشم می‌آید:

1. فلج تحلیلی (Analysis Paralysis)،
2. سیلوهای سازمانی (Organizational silos)،
3. ترس از شکست (Fear of failure).

گاهی داده باعث فلج تحلیلی می‌شود

گاهی فراوانی داده در تصمیم‌گیری، خود به مانعی که قرار بود از بین ببرد، بدل می‌شود و در واقع، پیچیدگی بیش از حد، منجر به بی‌عملی کسانی می‌شود که مسئولیت رشد شرکت‌ها برعهدهٔ آنان است. با اینکه فلج داده‌ای می‌تواند دلایل بسیاری داشته باشد، اما برخی از این دلایل از  سایر آنها بیشتر به چشم می‌خورند. در ادامه به برخی از رایج‌ترین آنها می‌پردازیم:

۱- عدم تشخیص اهداف داده‌بنیان (data-based): چه تصمیماتی از طریق تحلیل داده قرار است گرفته شود؟ درحالی‌که شرکت‌‌ها بدون هیچ هدف ‌نهایی روشن، در ثبت و تحلیل داده با یکدیگر رقابت می‌کنند،‌ تنها با یک استراتژی دادهٔ‌ (Data strategy) قوی و همگام با اهداف تجاری است که می توان به این پرسش پاسخ مناسب داد. تمرکز استراتژی داده باید بر اندازه‌گیری پیشرفت پروژه، حل یک مسئله مشخص یا به‌دست‌آوردن یک بینش جدید باشد.

۲- ثبت ساختارنیافته داده‌ها: معضل تعدد منابع داده این است که با تنوع اطلاعاتی که به طور پیوسته از چندین منبع، حاصل می‌شود، به‌سختی می‌توان تشخیص داد که کدام منبع، قابل‌اتکا است. یکی از راه حل‌ها، زدودن درهم‌ریختگی‌ها است، یعنی حذف جریان‌های داده‌‌ای‌ (data streams) که در تصمیم‌گیری، کمترین تأثیر را دارند و تمرکز بر جریانی از داده‌ها که بیشترین تأثیر در نتیجه‌گیری از آنهاست.

۳- عدم تفکیک تصمیم‌های بزرگ از کوچک: تصمیم‌های بزرگ مسیر شرکت را شکل می‌دهند و تصمیم‌های کوچک باعث بهبود یک محصول یا یک خدمت می‌شوند. ثبت و تحلیل داده بر هر دوی این گونه‌ تصمیم‌ها تأثیر می‌گذارد، اما استفاده از نوع و میزان مشابه از داده، برای کسب نتیجه در تمامی تصمیم‌های تجاری، ممکن است به فلج داده‌ای منجر شود. میزان و حجم داده و زمانی که به تحلیل داده اختصاص می‌دهید، باید با اهمیت و ارزش آن تصمیم مناسب باشد. این هماهنگی از صرف توان بسیار برای تصمیم‌های کوچک جلوگیری می‌کند و توان موجود را مستقیماً متوجه بخش‌هایی می‌کند که بیشتر از همه به آن نیاز دارد.

۴- تمرکز بیش از حد بر کامل بودن: رسیدن به کمال، هیچ‌گاه نباید محرک اصلی در یک تصمیم‌گیری داده‌بنیان باشد، مگر اینکه این کمال در چشم‌انداز درازمدت کسب‌وکار، تأثیرگذار باشد. باید فرض بر این باشد که تصمیم‌گیری بر اساس تحلیل داده، تنها یک گام در جهت کشف مسیر درست به سمت هدف یا مقصدی بزرگ‌تر است. همین‌که تصمیم‌های کوچک به پیشرفت گام‌به‌گام کسب‌وکار کمک کنند، کافی است. خود این موضوع، در مواردی که تصمیم‌ها به نتایج مورد انتظار نمی‌رسند، اجازه می‌دهد که ما بتوانیم فرصت بازنگری در اقدامات‌مان را بیابیم. تصمیم‌های داده‌بنیان می‌بایست به صورت تدریجی کامل شوند. ما باید یک تغییر ایجاد کنیم و نتایج را ارزیابی کنیم.

۵- عدم تنظیم محدودیت زمانی در تحلیل داده: زمان در دنیای امروز بسیار ارزشمند است. مشکل داده این است که با گذشت زمان، همواره در حال انباشت است. این مسئله می‌تواند به‌راحتی تصمیم‌گیری‌ها را برای یک هفتهٔ دیگر، یک ماه دیگر یا حتی یک سال دیگر به تعویق بیندازد. نقاط بررسی (checkpoints) را با ضرب آهنگی تنظیم کنید که شما را به عمل وادارد، تصمیم‌هایتان را بر اساس اطلاعاتی که هم‌اکنون در دست دارید، بگیرید. به‌خاطر داشته باشید با این‌که قانون ثابتی برای قضاوت در مورد  سریع یا کند بودن ضرب‌آهنگ تصمیمات ما وجود ندارد، ارجاع به استراتژی داده و تنظیم استراتژی درست، به‌منظور درس گرفتن از تصمیم‌های قبلی، می‌تواند به تنظیم دقیق ضرب‌آهنگ برای هر تصمیم، بینجامد.

فلج تحلیل، بهره‌وری را از بین می‌برد؛ اما این تنها یکی از عواملی است که سد راه تصمیم‌گیری‌های داده‌محور می‌شود. سیلوهای سازمانی نیز بر داده و تحلیل آن تأثیرگذار هستند.

سیلوهای کسب‌وکار دید کامل را مختل می‌کنند

سیلوهای بخش‌‌های مختلف سازمان (Departmental silos)، به‌عنوان معضلی فزاینده در شرکت‌ها شناخته می‌شوند و از بزرگ‌ترین موانع نوآوری به شمار می‌آیند. متأسفانه، سیلوها در بیشتر سازمان‌ها، ابتدا برای رسیدن به مقصودی خاص شکل‌گرفته است و هدف بیشتر آنها، در ابتدای امر این بوده است که از مهارتی مشخص برای رسیدن به هدفی مشخص، بهره گرفته شود.

مشکل سیلوها این است که به‌جای سازماندهی تمامی کسانی که برای یک هدف مشترک فعالیت می‌کنند، جزایری از گروه‌های منزوی ایجاد می‌کنند. همین چالش در مورد داده نیز وجود دارد. سیلوهای کسب و کاری  یک سازمان، عموماً به شکل‌گیری سیلوهای داده منجر می‌شوند و بدین شکل، ایجاد دید یکپارچه از طریق پیوند همهٔ جریان‌های داده‌ای را تقریباً غیرممکن می‌کند. این سیلوها مانعی در برابر مدیران تصمیم‌گیر خواهند بود تا نتوانند به تمام داده‌های مهم کسب‌وکارشان نگاهی دقیق و درست داشته باشند؛ داده‌هایی که تحلیل آنها برای رسیدن به یک تصمیم جامع و مناسب، ضروری است.

سیلوهای داده عموماً به این چهار طریق بر شرکت‌ها تأثیر می‌گذارند:

1. محدودیت دید و تحلیل: وجود سیلوهای داده‌ای و تجاری، عموماً سبب می‌شود که گروه‌ها و دپارتمان‌ها داده‌های خود را جدا از بقیهٔ قسمت‌ها، تجمیع (aggregate) و تحلیل کنند. به همین دلیل، تصمیم‌ها، بیشتر در سطح گروهی اتخاذ می‌شوند و نه در سطح یکپارچهٔ متمرکز و بر اساس تصویر کلی.
2. فقدان یکپارچگی: دادهٔ جمع‌آوری شده در بخش‌های مختلف سازمان، عموماً جداگانه و توسط فناوری‌ها‌‌، ابزارها و تأمین‌کنندگان مختلف ذخیره می‌شوند. این امر باعث می‌شود که داده‌های‌ بخش‌های مختلف با هم ناسازگار باشد و یکپارچه‌سازی آنها دشوار. همچنین ممکن است داده‌ها، نادقیق باشند و در برخی موارد، ممکن است داده‌های مشابهی که توسط تیم‌های مختلف جمع‌آوری شده، با یکدیگر همخوان نباشند.
3. منابع تکراری: معمولاً وقتی داده‌‌ها جداگانه ذخیره می‌شوند، جداگانه نیز تحلیل می‌شوند. اختصاص بودجهٔ مجزا برای پیشبرد آزمون و خطاها در هر بخش سازمان، هزینهٔ میزبانی (هاست)، هزینهٔ بسته‌های تحلیلی (Analytics packages) و البته هزینهٔ نیروی انسانی را افزایش می‌دهد.
4. کمبود همکاری: جدایی داده، فرهنگ سازمانی را به سمت تشکیل سیلوهای سازمانی سوق می‌دهد و در نتیجه، بخش‌های مختلف یک سازمان با هم رقابت می‌کنند تا هر یک به طور جداگانه بتوانند بودجهٔ موردنیاز خود را برای تولید منابع، تضمین کنند.

کلید فروریختن سیلوهای داده، ایجاد فرهنگ سازمانی‌ای است که در آن سیلوهای کسب‌وکاری وجود نداشته باشد. متأسفانه این کار همواره آن‌قدرها هم که فکر می‌کنیم، ساده نیست. راه دیگر برای ازبین‌بردن سیلوهای داده، ایجاد استراتژی یکپارچه داده است و برای رسیدن به این استراتژی، باید تمرکز داده و تحلیل، در دست یک گروه بی‌طرف باشد و پس از جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها، بر اساس نیاز هر گروه، تحلیل‌ها در اختیار آنها قرار بگیرد.

غلبه بر ترس از شکست

ترس از شکست، یکی دیگر از درون‌مایه‌های اصلی و بسیار رایج در محیط‌های سازمانی است و تأثیر عمیقی بر تصمیم‌گیری‌های داده‌محور دارد. اینکه شکست در یک پروژه، نکته‌ای منفی در پیشرفت کاری یک فرد یا یک گروه قلمداد شود، ناشی از یک مشکل فرهنگی است. به همین دلیل بخش‌های مختلف یک شرکت، تمام تلاش خود را می‌کنند تا نشان دهند تأثیر کارشان حداقل در حوزهٔ تحت نظارتشان همواره تأثیری مثبت است. پیامد چنین فرهنگی در تصمیم‌گیری، گسترش محافظه‌کاری و تلاش برای ایجاد حاشیهٔ امن (safe attitude) خواهد بود. نتیجه بالقوه این روحیه کمبود خلاقیت و نوآوری خواهد بود و تولید محصول یا خدمات را مختل خواهد کرد و نتایجی به بار خواهد آورد که برای رشد و پایداری کسب‌وکار زیان‌آور است.

اتخاذ تصمیمات داده‌محور، در فضای تجاری امروز، امری ضروری است. متأسفانه، بسیاری از شرکت‌ها خود را از داده‌محوری دور می‌بینند. تعهد به فرهنگ داده‌محوری که دارای یک استراتژی مشخص است و تمرکز آن بر آزادی اطلاعات و البته تحلیل شکست‌ها است، به هر شرکتی این اعتمادبه‌نفس را می‌دهد تا به دنبال رشد چالش‌برانگیز اما پر دستاورد خود باشد. این راه همواره ساده نیست، اما تلاش برای داده‌محوری، بیشتر از اتکا به حس ششم و اموری ازاین‌دست، به استراتژی درازمدت کسب‌وکارها کمک می‌کند.